STEP S.r.l. offre ai propri clienti un servizio ad elevato valore aggiuntivo, quale la gestione di archivi documentali (fisici o elettronici) sia di grande che piccole dimensioni.

L'archiviazione digitale consente di poter conservare in modo moderno, efficiente e pratico, enormi quantità di documenti, dati, informazioni, foto.

Gli standard tecnologici rendono possibile l'archiviazione di una grande quantità di documenti in varie forme e la legge ne riconosce la validità giuridica e dà un senso all'investimento.

Gli uffici, al giorno d'oggi hanno tutti, più o meno, lo stesso aspetto:

pile di documenti sparse sulla scrivania, schedari stracolmi e disordinati, scaffali ed armadi in cui sono ammucchiati e probabilmente dimenticati grandi quantitativi di documenti importanti.

La carta come mezzo di archiviazione:

• si deteriora con il passare del tempo;

• non permette ricerche rapide;

• presenta difficoltà nella manipolazione;

• è difficile da catalogare, organizzare in modo razionale e univoco;

• necessita di ampi spazi per l'archiviazione.

L’introduzione di un sistema per l’archiviazione ottica all’interno dell’organizzazione aziendale e’ perciò in grado di produrre i seguenti vantaggi:

• riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio;

• riservatezza e sicurezza delle informazioni;

• inalterabilità dei documenti;

• ricerca semplice ed immediata;

• condivisione dello stesso documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.

L’attività si compone di diverse fasi:

• prelievo dei documenti cartacei dagli archivi abituali del cliente;

• trasporto dei documenti tramite nostri mezzi e nostro personale addetto;

• preparazione dei documenti (eliminazione fermagli, punti metallici, smazzatura ecc.);

• protocollazione automatica direttamente da scanner;

• archiviazione ottica dei documenti cartacei;

• indicizzazione con accurata individuazione delle idonee ed univoche chiavi per ricercare i documenti archiviati;

• esportazione della banca dati su supporti magnetici;

• fornitura del software personalizzato ai fini della consultazione e ricerca dei documenti e allegati archiviati;

• produzione copie di backup dei CD-R;

• ricomposizione dei documenti cartacei come in origine;

• stoccaggio dei documenti cartacei (se richiesto) o riconsegna degli stessi su richiesta del Cliente.

Poiché è di vitale importanza che sia dati che informazioni siano facilmente raggiungibili e costantemente disponibili, la consultazione deve avvenire con tecnologie orientate al web per permettere un facile reperimento della documentazione da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda.

Data la complessità e soprattutto la diversificazione degli scenari aziendali, la filosofia della nostra organizzazione è quella di non proporre soluzioni basate su software di tipo standard, ma di progettare e sviluppare soluzioni imaging personalizzate in grado di integrarsi ed interagire al meglio ed in tutta sicurezza con i sistemi informativi in utilizzo presso le aziende Clienti.