Servizi di catalogazione ed archiviazione dei documenti
STEP S.r.l. offre ai propri clienti un servizio ad elevato valore aggiuntivo, quale la gestione di archivi documentali (fisici o elettronici) sia di grande che piccole dimensioni.
L'archiviazione ottica consente di poter conservare in modo moderno, efficiente e pratico, enormi quantità di documenti, dati, informazioni, foto.
Gli standard tecnologici rendono possibile l'archiviazione di una grande quantità di documenti in varie forme e la legge ne riconosce la validità giuridica e dà un senso all'investimento.
Gli uffici, al giorno d'oggi hanno tutti, più o meno, lo stesso aspetto:
pile di documenti sparse sulla scrivania, schedari stracolmi e disordinati, scaffali ed armadi in cui sono ammucchiati e probabilmente dimenticati grandi quantitativi di documenti importanti.
La carta come mezzo di archiviazione:
- si deteriora con il passare del tempo;
- non permette ricerche rapide;
- presenta difficoltà nella manipolazione;
- è difficile da catalogare, organizzare in modo razionale e univoco;
- necessita di ampi spazi per l'archiviazione.
L’introduzione di un sistema per l’archiviazione ottica all’interno dell’organizzazione aziendale e’ perciò in grado di produrre i seguenti vantaggi:
- riduzione degli spazi e del personale dedicati all’archivio;
- riservatezza e sicurezza delle informazioni;
- inalterabilità dei documenti;
- ricerca semplice ed immediata;
- condivisione dello stesso documento che può essere consultato da più persone anche contemporaneamente.
L’attività si compone di diverse fasi:
- prelievo dei documenti cartacei dagli archivi abituali del cliente;
- trasporto dei documenti tramite nostri mezzi e nostro personale addetto;
- preparazione dei documenti (eliminazione fermagli, punti metallici, smazzatura ecc.);
- protocollazione automatica direttamente da scanner;
- archiviazione ottica dei documenti cartacei;
- indicizzazione con accurata individuazione delle idonee ed univoche chiavi per ricercare i documenti archiviati;
- esportazione della banca dati su supporti magnetici;
- fornitura del software personalizzato ai fini della consultazione e ricerca dei documenti e allegati archiviati;
- produzione copie di backup dei CD-R;
- ricomposizione dei documenti cartacei come in origine;
- stoccaggio dei documenti cartacei (se richiesto) o riconsegna degli stessi su richiesta del Cliente.
Poiché è di vitale importanza che sia dati che informazioni siano facilmente raggiungibili e costantemente disponibili, la consultazione deve avvenire con tecnologie orientate al web per permettere un facile reperimento della documentazione da qualunque postazione di lavoro interna o esterna all’azienda.
Data la complessità e soprattutto la diversificazione degli scenari aziendali, la filosofia della nostra organizzazione è quella di non proporre soluzioni basate su software di tipo standard, ma di progettare e sviluppare soluzioni imaging personalizzate in grado di integrarsi ed interagire al meglio ed in tutta sicurezza con i sistemi informativi in utilizzo presso le aziende Clienti.
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